Afin de promouvoir les directions financières, adopter la facture électronique est une bonne option, car elle recouvre l’ensemble du processus de facturation. Quels sont donc les vrais avantages de ce procédé ?
Facture électronique : qu’est-ce que c’est et comment l’utiliser ?
La facture électronique est une facture dématérialisée. Cela veut dire qu’elle est transmise du fournisseur au client par voie numérique, sans utiliser des papiers. Les processus d’édition, d’envoi et de réception sont 100 % dématérialisées. Pour avoir une valeur légale et garantir son intégrité et son authenticité, elle doit respecter plusieurs règles. Ainsi, pour être valide, une facture électronique doit :
- Garantir l’identité de la personne ou l’institution qui a émis la facture,
- Assurer la droiture de son contenu pour qu’aucune modification ne soit pas effectuée,
- Être lisible à toutes les étapes de la vie de la facture : depuis son émission jusqu’à ce qu’elle soit supprimée.
La facture électronique doit aussi répondre aux mêmes exigences que la facture papier. En effet, elle doit comporter quelques éléments précisés par l’article L.441-3 du Code du commerce. On y trouve par exemple le numéro de la facture, la date, le numéro et le taux de TVA, la quantité de produit et de service, etc.
Facture électronique : efficacités pour les directions financières
La dématérialisation des documents présente plusieurs avantages pour la gestion des factures. La facture électronique permet de limiter l’utilisation des paperasses au sein de l’entreprise, car tout est complètement numérisé. Elle permet également de faire d’importantes économies, puisqu’en l’utilisant, l’entreprise peut réduire de 50 à 75 % le coût d’émission d’une facture et les consommables, tel que le papier ou les cartouches d’encre. Évidemment, plus besoin d’imprimer les factures pour les envoyer ou encore les stocker.
Au sein de l’entreprise, la facture électronique permet ainsi de mieux contrôler le processus de facturation, d’assurer un suivi plus rigoureux des documents. Grâce à ce procédé, on peut identifier les dates d’envoi des factures, ce qui permet de relancer plus simplement les factures non payées, ou d’envoyer des notifications de rappel aux clients. Tout le processus de facturation est ainsi simplifié. Il permet également d’exploiter les statistiques sur les paiements pour améliorer votre stratégie d’entreprise.
Conseils pour passer à la facture électronique
Dans le monde de l’entreprenariat, la mise en place de la facture électronique est en train de devenir obligatoire, mais pour le moment, elle ne l’est pas encore. Il vaut mieux toutefois se préparer dès maintenant et envisager quel procédé conviendrait le mieux pour l’utiliser. Lorsque vous vendez des produits ou des prestations à l’État ou aux services de l’État (collectivités et établissements publics), vous devez émettre des factures numériques.
Pour la mettre au sein de votre entreprise, un audit interne s’impose. En effet, la transmission de la facture électronique a besoin d’un contrôle documenté et permanent. La transmission doit être également selon une norme sécurisée EDI (Échange de Données informatisées) sous format XML. La facture doit aussi être signée par signature électronique. Ceci permet de valider l’intégrité et l’authenticité de la facture électronique.
